Pengelolaan invoice tagihan yang teratur merupakan salah satu kunci untuk menjaga keuangan, baik pribadi maupun keuangan bisnis. Melalui sistem pengelolaan faktur yang baik, Anda selaku pelaku bisnis dapat mengetahui pemasukan, pengeluaran, serta dapat menghindari adanya tunggakan atau keterlambatan pembayaran. Hal ini sangat penting dalam pembuatan keputusan pengelolaan keuangan yang lebih cerdas dan efektif.
Tips Mengelola Invoice Tagihan Untuk Pengeluaran Teratur
Dalam artikel ini akan dijelaskan tentang berbagai tips yang bisa digunakan dalam mengelola keuangan, terutama dalam pengelolaan invoice bagi bisnis.
Mengorganisasikan Setiap Invoice Pengeluaran Tagihan yang Ada
Mengatur invoice tagihan bisa dimulai dengan mengorganisasikan setiap invoice dari tagihan-tagihan berdasarkan peruntukkannya, baik invoice masuk maupun invoice keluar.
Sebagai langkah pertama, Anda bisa memisahkan invoice berdasarkan kategori, misalnya tagihan kredit, tagihan utilitas, dan lain sebagainya. Kemudian, simpan invoice tersebut dalam sebuah folder ataupun file terpisah setiap bulannya. Berikan penamaan yang konsisten untuk setiap file atau folder yang dibuat agar lebih mudah dalam mencari arsip invoice tersebut.
Selain itu, Anda juga dapat memanfaatkan perkembangan teknologi dalam mengorganisasikan invoice pengeluaran dari tagihan yang dimiliki. Caranya sebagai berikut.
- Menggunakan aplikasi pengelola keuangan atau aplikasi perbankan digital. Aplikasi ini dapat Anda manfaatkan untuk membantu melacak transaksi dan mengatur pengingat waktu pembayaran.
- Menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk mengelola keuangan bisnis. Software ini dapat mengotomatisasi proses pencatatan serta pelaporan setiap pemasukan atau pengeluaran.
- Melakukan pemindaian invoice fisik untuk disimpan dalam format digital sehingga lebih mudah dalam melakukan pencarian dan penyimpanan arsip invoice tersebut.
Melakukan Proses Pembayaran yang Otomatis dan Sistematis
Hal yang dapat dilakukan untuk mengelola invoice tagihan yang teratur dan sistematis yaitu dengan selalu melakukan pembayaran yang sistematis. Bagaimana caranya? Caranya yaitu dengan membuat jadwal pembayaran untuk setiap tagihan serta melakukan pembayaran yang otomatis.
Mengatur jadwal pembayaran tagihan dapat dilakukan dengan membuat pengingat otomatis melalui aplikasi keuangan digital atau software akuntansi. Tentukan tanggal jatuh tempo untuk setiap tagihan yang ada.
Cara selanjutnya yaitu melakukan pembayaran otomatis. Cara ini dapat dilakukan melalui berbagai cara. Kita dapat mengatur pembayaran tagihan secara otomatis melalui aplikasi keuangan maupun layanan biller pada direct bank. Selain itu kita juga dapat memanfaatkan fitur bill pay pada aplikasi perbankan online atau perbankan digital yang disediakan melalui berbagai aplikasi keuangan.
Hal yang perlu dilakukan untuk menghindari kesalahan maupun kekeliruan dalam proses transaksi pembayaran tagihan yaitu lakukan verifikasi atau pengecekan jumlah tagihan dan informasi lainnya serta membandingkan tagihan dengan catatan pengeluaran yang ada.
Tips Tambahan dalam Mengelola Invoice Tagihan
Berikut beberapa tips tambahan dalam mengelola invoice untuk pembayaran tagihan.
- Menyimpan invoice dalam kurun waktu tertentu yang disyaratkan oleh peraturan pajak setempat.
- Meninjau ulang setiap pengeluaran secara berkala, baik itu bulanan, triwulan untuk mengidentifikasi area di mana kita dapat menghemat pengeluaran.
- Manfaatkan diskon yang ditawarkan oleh aplikasi keuangan untuk mengurangi biaya tagihan pembayaran.
- Menjaga keamanan data, serta melakukan perlindungan terhadap informasi pribadi dan informasi keuangan.
Selain langkah-langkah di atas, Anda juga bisa mengelola invoice tagihan dengan mudah melalui Rekening Bisnis Aspire. Pasalnya, rekening ini memungkinkan Anda mengelola invoice masuk dan invoice keluar hanya dalam satu platform saja.
Dari sisi invoice masuk, Anda dapat memanfaatkan fitur Manajemen Tagihan yang memungkinkan Anda untuk meneruskan invoice tagihan ke aplikasi Aspire. Kemudian, Anda bisa menjadwalkan dengan mudah kapan Anda akan melunasi seluruh tagihan tersebut.
Sementara itu, dari sisi invoice keluar, Anda dapat memanfaatkan fitur Manajemen Piutang. Fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mengirimkan invoice ke mitra bisnis Anda hanya dalam beberapa klik saja. Selain itu, Anda juga bisa mengirim pengingat otomatis agar mitra bisnis Anda bisa melunasi kewajibannya secara tepat waktu.